SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX.

QUIPUX es un sistema de gestión documental.

QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones.

Funcionalidad.

A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:

§  Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos.

§  Búsqueda, recuperación y presentación de documentos, incluido el flujo conforme al orgánico regular.

§  Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a las instituciones.

§  Organización y clasificación de documentos digitales en carpetas o expedientes virtuales.

§  Control de documentos impresos almacenados en archivos físicos.

§   Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.

§  Firma electrónica personal de documentos.

§  Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.

§  Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados.

§  Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes.

§  Creación compartida de documentos.

§  Administración de instituciones, áreas, carpetas virtuales, numeración y formatos de documentos.

§  Generación de documentos digitales (o para imprimir) en formato PDF.

§  Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría.

Organización.

§  Organización del archivo digital.

§  Organización del archivo físico.

§  Codificación documental.

§  Administración interna de usuarios.

§  Entrega de comprobantes a ciudadanos.

§  Uso de código de barras para documentación.

§  Utilitarios adicionales.

Seguridad.

§  Usuarios y roles.

§  Administración institucional.

§  Firma electrónica.

§  Accesibilidad y confidencialidad.

 

Seguridad

§  Usuarios y roles.- El esquema de seguridad se implementa por usuarios y roles que se asignan a los mismos por parte del administrador institucional.

§  Administrador Institucional.- Existe un usuario con el rol de administrador institucional del sistema.

§  Firma Electrónica de Documentos.- QUIPUX, explota la tecnología de Firma Digital en los documentos generados.

§  Accesibilidad y confidencialidad.- La accesibilidad a la información estará restringida de acuerdo al área de la organización a la que esté asignado un usuario del sistema y respetando el principio  de confidencialidad.

Arquitectura Quipux.

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